電話応対の声：顔が見えない相手に、感じよく正確に伝える話し方

第一声を整える

電話に出る前に、軽く息を吐いてから一呼吸おくと、声が上ずりにくくなります。口角を少し上げて話すと、声も自然と明るく聞こえます。名乗りは毎回同じ言い方に決めておくと、慌てているときでも安定します。

話す速さと区切り

電話では、対面より少しゆっくり話すくらいでちょうどよく聞こえます。数字、日付、名前、電話番号は特に聞き間違いが起きやすいので、ひとかたまりずつ区切って伝えます。

• 数字は2〜4けたずつ区切って伝える
• 日付は曜日も添える
• 固有名詞は漢字や字の説明を添える
• 大事なことは最後にもう一度くり返す

聞き取れなかったときの聞き返し方

聞き取れなかったときは、あいまいなまま進めず、その場で聞き返すほうが相手にとっても安心です。「恐れ入ります、お電話が少し遠いようです」のように、相手のせいにしない言い方を用意しておくと、気持ちよく聞き返せます。

伝言を受けるとき

1. 相手の会社名と名前を確かめる
2. 用件を短く聞き取る
3. 折り返しの要否と連絡先を確かめる
4. 聞いた内容を復唱して確認する
5. 受けた日時と自分の名前を添えて伝言を残す

一日の終わりの声の手入れ

電話が多い日は、気づかないうちに喉が疲れています。こまめに水を飲み、話さない時間に軽くハミングをすると、声の疲れがたまりにくくなります。